Dans le contexte général de dématérialisation des données l'ordonnance n°2017-29 du 12 janvier 2017 vient fixer les conditions de destruction des dossiers médicaux préalablement numérisés ainsi que la reconnaissance de la force probante des documents numérisés.
Le code de la santé publique a donc été enrichi des articles L. 1111-25 à L. 1111-31.
Le nouvel article L. 1111-25 CSP prévoit que l’ordonnance s’applique aux " documents comportant des données de santé à caractère personnel produit, reçus ou conservés, à l’occasion d’activité de prévention, de diagnostic, de soins, de compensation du handicap, de prévention de perte d’autonomie ou de suivi social et médico-social. Ces activités doivent être réalisées par :
- Un professionnel de santé,
- Un établissement ou service de santé,
- Un professionnel ou organisme concourant à la prévention ou aux soins,
- Le service de santé des armés,
- Un professionnel ainsi que les établissements ou service du secteur médico-social ou social."
C'est donc un large champ d'application qui est couvert par ces nouvelles mesures !
Avant que ne puisse intervenir la destruction du document comportant des données de santé, celui-ci doit avoir au préalable fait l'objet d'une copie numérique fiable.
Afin que la copie numérique dispose de la même force probante que le document original plusieurs conditions doivent être respectées. Ainsi, la copie est réputée fiable jusqu’à preuve du contraire lorsqu'elle résulte d’une reproduction à l’identique de la forme et du contenu de l’acte et lorsque son intégrité est garantie dans le temps.
Lorsqu’une telle copie numérique est réalisée, le document original peut être détruit avant la fin de la durée légale de conservation ou, à défaut, avant la fin de la durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles les données sont collectées et traitées.
Afin de favoriser le recours direct au numérique, le nouvel article L.1111-27 du code de la santé publique prévoit qu'un document créé directement sous forme numérique a la même force probante qu'un document sur support papier s'il est établi et conservé dans les conditions prévues à l'article 1366 du code civil, savoir
- l'auteur doit être dûment identifié,
- le document doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité.